Nanosoft Article : บทความทางธุรกิจ

ปัญหาในการพัฒนาทีมงาน
อาจจะเแบ่งออกกว้างๆ ได้ 5 ประการด้วยกัน

1. การสรรหาว่าจ้างที่ไม่สมเหตุสมผล : บางครั้งฝ่ายบุคคล คัดเลือกคนลงในตำแหน่งที่ว่างอยู่เพียงเพราะอัตราการจ่ายผลตอบแทนที่ตกลงกันได้ แต่กลับไม่เลือกคนที่มีประสิทธิภาพและเหมาะสม เพียงเพราะสิ่งที่เขาเรียกร้องนั้นมากเกินไป แต่อย่างไรก็ดี ไม่ว่าตลาดแรงงานจะอยู่ ในภาวะฝืดเคืองแค่ไหน จะต้องมีคนที่มีคุณสมบัติเหมาะสมและไม่เรียกร้องมากไปอยู่ตรงไหนสักแห่ง จริงอยู่ว่าทักษะทุกอย่างเป็นสิ่งที่ฝึกฝนและสร้างขึ้นใหม่ได้ แต่จะไม่เป็นการดีกว่าหรือ หากสิ่งเหล่านั้นมีอยู่แล้วในตัวพนักงานที่คุณรับเข้ามา

2. การฝึกอบรมที่ไม่เพียงพอ : มีแนวโน้มว่าพนักงานหนึ่งในสามของตลาดแรงงานในปัจจุบันนั้นเป็นพวกที่เปลี่ยนงานปีต่อปี ข้อสังเกตนี้ทำให้ผู้ประกอบการ มองว่า การฝึกอบรมให้กับคนที่ไม่รู้ว่าจะอยู่กับองค์กรอีกนานเท่าไหร่ เป็นค่าใช้จ่ายที่เสียเปล่า เมื่อไม่มีการพัฒนาบุคลากร ความผูกพันกับหน่วยงานของพนักงานก็ยิ่งน้อยลง ความทุ่มเทให้กับงานและหน้าที่ก็ยิ่งน้อยลงไปด้วย ทำไมผู้บริหารไม่ลองคิดเสียใหม่ล่ะว่าการฝึกอบรมคือ การลงทุน ไม่ใช่เพียงค่าใช้จ่ายที่เสียเปล่า

3. การแบ่งหน้าที่และความรับผิดชอบ : บ่อยครั้งพนักงานที่ทำงานดีมักจะได้รับมอบหมายงานเกินกว่าหน้าที่ เพียงเพราะเจ้านายคาดหวังว่างานที่ออกมา จะดีกว่าให้คนอื่นๆทำ จำไว้อย่างหนึ่งว่า เราไม่สามารถเติมน้ำสามลิตรลงในภาชนะสำหรับบรรจุน้ำเพียงหนึ่งลิตรได้ บางครั้ง พนักงานบาง คนอาจจะทำงานได้ดีขึ้น ถ้าถูกกระตุ้นให้ทำงานเยอะขึ้นก็จริง แต่อย่าลืมว่าทุกอย่างมีขีดจำกัดด้วยกันทั้งนั้น

4. การวางนโยบายขององค์การ : ทุกองค์การมีเป้าหมายในการดำเนินงาน แต่ว่าผู้บริหารและพนักงานทุกคนก็มีเป้าหมายในชีวิตของตนเช่นกัน หากพนักงานมองว่าตำแหน่งที่เขามี งานที่ทำอยู่เป็นเครื่องมือในการพาเขาก้าวไปสู่เป้าหมายทางการเงิน ความมั่นคงทางอาชีพและสังคมที่ตั้งไว้ นั่นจะช่วยทำให้พนักงานรู้สึก เป็นส่วนหนึ่งขององค์การ และอยากจะทุ่มเทกับการพัฒนาผลิตภาพในองค์การมากขึ้น

5. หมดไฟ : ในภาวะเศรษฐกิจปกติการออกจากงานของพนักงานส่วนใหญ่เป็นสิ่งที่เกิดขึ้นโดยสมัครใจ และสาเหตุหลักก็คือ "การหมดไฟ" อาการเบื่องานของพนักงาน ไม่ใช่สิ่งที่เกิดเพียงข้ามคืน แต่เป็นกระบวนการที่อาศัยเวลา และเกิดขึ้นอย่างค่อยเป็นค่อยไป ซึ่งส่วนใหญ่แล้วก็มักจะ มีความเกี่ยวข้องมาจากสาเหตุสี่ประการข้างต้น ดังนั้น หน้าที่ของผู้บริหารก็คือคอยสังเกตสัญญาณเตือนเพื่อหาโอกาสในการป้องกัน ตอบโต้และ แก้ไขเพื่อให้เกิดการพัฒนาบุคลากร ที่มีคุณภาพและเป็นหัวใจสำคัญในการเพิ่มผลผลิตต่อไป


พัฒนาทีมงาน อย่างชาญฉลาด

โลกแห่งการทำงานในปัจจุบัน คงไม่มีใครปฏิเสธการทำงานแบบ "เป็นทีม" เพราะการทำงานแบบนี้ จะนำเอาทักษะการทำงานของแต่ละบุคคลที่แตกต่างกัน มาเสริมซึ่งกันและกัน ดังนั้น ทีมงาน จึงหมายถึงกลุ่มของผู้ซึ่งทำงานร่วมกันรับผลกระทบของงานที่ทำร่วมกัน มีวัตถุประสงค์ร่วมกัน และพึ่งพากันในการทำงาน ทีมงานจะประสบความ สำเร็จได้ ต้องขึ้นอยู่กับการวางรากฐาน หรือการสร้างทีมนั่นเอง บวกกับการใช้เทคนิคบางประการ เพื่อพัฒนาทีมงานให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

เริ่มวางรากฐาน

บ้านที่มั่นคงแข็งแรงเป็นเพราะการลงเสาที่ดี และทีมงานที่แข็งแกร่งนั้น ก็ขึ้นกับการวางรากฐานเช่นกัน แล้วการปูรากฐานเพื่อสร้างทีมงานที่ดีควรทำอย่างไร ?
1. การวางแผนทีมงาน การวางแผนทีมงานที่ดีจะต้องกำหนดจุดมุ่งหมาย และแนวทางสู่จุดมุ่งหมายนั้นๆ โดยหาคำตอบให้กับตัวเองว่า เราต้องการอะไร ต้องการมากน้อยเพียงใด ต้องการเมื่อใด จะได้มาอย่างไร และใครเป็นผู้ดำเนินการ ดังนั้น การวางแผนที่ดีจึงต้องศึกษาถึงสภาพการณ์ภายในองค์กร อันได้แก่ โครงสร้างองค์กร ปริมาณและคุณภาพของบุคลากร กระบวนการทำงาน ฯลฯ รวมถึงสภาพภายนอกองค์กร เช่น เหตุการณ์บ้านเมือง เศรษฐกิจ สภาพสังคม การพัฒนาเทคโนโลยี เป็นต้น สิ่งเหล่านี้ จะเป็นแนวทางให้ผู้บริหารสามารถกำหนดกลยุทธ์การทำงานของทีมงานได้ชัดเจนยิ่งขึ้น

2. การจัดโครงสร้างของทีมงาน โดยระบุกิจกรรมที่จำเป็นต่อการดำเนินการตามวัตถุ ประสงค์ที่ตั้งไว้ กำหนดขอบเขตหน้าที่ความรับผิดชอบของงาน รวมถึงการแบ่งหน้าที่ และประสานงานภายในอย่างมีประสิทธิภาพ

3. เลือกบุคลากรเข้าร่วมทีม ทั้งนี้ ผู้บริหารควรคำนึงถึงคุณสมบัติที่มีความเหมาะสมของบุคลากร โดยพิจารณาจากลักษณะงาน หน้าที่ความรับผิดชอบต่องาน นั้นๆ และถ้าผู้บริหารต้องการให้ทีมมีความแข็งแกร่ง ก็ต้องดึงเอาคนที่มีความแตกต่างกัน มีจุดแข็งเฉพาะตัวที่ต่างกัน เพราะคนแต่ละคนมีความรู้ความสามารถ ความถนัดและพรสวรรค์ ที่ต่างกันไป หากผู้บริหารสามารถนำคนเหล่านี้มาทำงานร่วมกัน เท่ากับเป็นการสกัดเอาสิ่งที่ดีที่สุดของแต่ละคน มาใช้เพื่อเสริมซึ่งกันและกัน เช่น การจัดทีมเฉพาะกิจ เพื่อศึกษาความ เป็นไปได้ของสินค้าชนิดใหม่ โดยบุคลากรที่เข้าร่วมนั้น ควรจะเลือกตัวแทนจากทุกฝ่ายงานที่เกี่ยวข้อง อาทิ ฝ่ายการผลิตสินค้ามีความโดดเด่นด้านสร้างสรรค์คิดค้นผลิตภัณฑ์ ฝ่ายการตลาดมีความเชี่ยวชาญทางด้านวิจัยผู้บริโภค ฝ่ายกระจายสินค้าเองก็รู้ซึ้งถึงช่องทางการจัดจำหน่าย รวมถึงฝ่ายการเงินจะสามารถวิเคราะห์ผลกำไรขาดทุน เป็นต้น

4. การควบคุมและติดตามผล การควบคุมการปฏิบัติงานควรกำหนดในช่วงของการวางแผนงาน เพื่อรวบรวมข้อมูลและติดตามความคืบหน้าของการทำงาน การติดตามผลงานอาจใช้วิธีกำหนดตารางเวลาการทำงานที่ชัดเจน แล้วตรวจสอบกับผลงานที่ได้ การรายงานผลการปฏิบัติงานเป็นระยะๆ มีข้อดี คือ ผู้บริหารสามารถช่วยปรับปรุง แก้ไขได้ทันท่วงที หากการดำเนินงานของทีมผิดพลาดไป รวมถึงผู้บริหารสามารถกำหนดระยะเวลาที่จะเสร็จได้อย่างคร่าวๆ

5. การประเมินผล เป็นเกณฑ์มาตรฐานที่ใช้ตัดสินว่า การทำงานประสบความสำเร็จหรือล้มเหลว โดยอาจพิจารณาจากการทำงานของทีมงานในภายหลัง 6 เดือนว่า ทีมงานสามารถทำได้ดีในเรื่องใดบ้าง และสิ่งใดยังเป็นจุดด้อยอยู่ ผลการทำงานของแต่ละคนน่าพอใจมากน้อยเพียงใด การประเมินผลที่ดีนั้น ควรกระทำอย่างตรงไปตรงมา เพื่อประโยชน์สูงสุดในการวิเคราะห์ และหาหนทางปรับปรุงแก้ไขข้อผิดพลาดต่อไป

วิธีบริหารเพื่อสร้างพลัง ""ทีมงาน""
จัดการประชุม เป็นวิธีที่ผู้บริหารจะได้พูดคุยกับทีมงาน และสมาชิกในทีมเองก็ได้ปรึกษาหารือกันด้วยทั้งการประชุมอย่างเป็นทางการ หรือไม่เป็นทางการ การจัดการประชุมมักทำให้ทีมทำงานประสานกันได้ดี เพราะมีการถ่ายทอดข้อมูลระหว่างกัน นั่นคือ ข้อมูลจากหัวหน้าสู่ทีม และข้อมูลจากทีมสู่หัวหน้า (สื่อสารแบบสองทาง) ข้อมูลที่ได้จะถูกกลั่นกรองเพื่อหาข้อสรุปให้กับทีมงานได้ง่ายขึ้น
สร้างความท้าทายให้กับงาน โดยหลักการแล้ว "คน" มักชอบฝ่าฟันสิ่งที่ยาก เพราะท้าทายความสามารถ ดังนั้น"เป้าหมาย" ของทีมที่ตั้งไว้ต้องน่าสนใจ และสามารถดำเนินการได้จริง เพื่อกระตุ้นให้ทีมเกิดแรงจูงใจในการทำงาน
การสื่อความหมาย เป็นปัจจัยเบื้องต้นที่ช่วยให้การดำเนินงานราบรื่น หากว่าการสื่อความหมายระหว่างผู้บริหารสู่ทีม หรือจากสมาชิกของทีมไปยังผู้บริหารผิดเพี้ยน ก็จะเป็นอุปสรรคต่อการทำงาน ฉะนั้น ทั้งสองฝ่ายควรสื่อสารให้ชัดเจนและตรงไปตรงมา จากนั้นทบทวนเพื่อตรวจสอบความเข้าใจตรงกันของทั้งสองฝ่าย
การบริหารความสัมพันธ์ ขึ้นกับ "ความไว้วางใจกัน" ในการทำงาน หากผู้บริหารไม่ไว้ใจสมาชิกในทีม หรือสมาชิก ไม่ไว้ใจกันเอง ก็อาจก่อให้เกิดความลังเล ไม่เชื่อมั่นในความสามารถซึ่งกันและกัน ความสัมพันธ์ในทีมจะแย่ลงและจะส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพในการทำงาน การจะสร้างความ ไว้วางใจในงานให้เกิดขึ้น เพียงแค่มีความตั้งใจและทุ่มเทกับการทำงาน เพื่อแสดงให้ทุกคนรู้ว่าเราสามารถปฎิบัติงานได้ลุล่วง สิ่งนี้จะช่วยสร้างความน่าเชื่อถือ และความมั่นใจ แก่ทีมงาน เมื่อสมาชิกทีมเชื่อมั่นในความสามารถของกันและกัน มีความสามัคคีแล้ว การประสานงานก็จะง่ายขึ้น