โปรแกรมโฮสเทล , โปรแกรม Hostel , Hostel Software

คุณสมบัติของ โปรแกรมโฮสเทล

โปรแกรมโฮสเทล Nanosoft Hostel.NET เป็น Software โฮสเทล ที่ออกแบบสำหรับ งานบริหารงาน โฮสเทล , รีสอร์ท , โฮสเทล , อพาร์ทเมนต์ รายวัน โดยส่วนประกอบหลักๆของโปรแกรม จะประกอบไปด้วย ระบบการจองห้องพัก (Reservation) , ระบบการเช็คอิน ( Check In ) , ระบบการเช็คเอาท์ ( Check Out ) , ระบบการขายสินค้า , ระบบการซื้อสินค้า , ระบบข้อมูลผู้เข้าพัก ( Guest Registration) , ระบบสต็อกสินค้า ( Inventory ) , ระบบแม่บ้าน ( House Keeping ) , ระบบการบำรุงรักษาห้องพัก ( Room Maintain ) , ระบบ Night auditor และ ระบบการออกเอกสาร ต่างๆ อาทิเช่น FOLIO , ใบเสร็จรับเงิน , ใบกำกับภาษี , คูปองอาหาร เป็นต้น รวมไปทั้งระบบการรายงาน และ รายงานเชิงวิเคราะห์ อาทิเช่น รายงานประวัติผู้เข้าพัก , รายงานการรับเงินของ Cashier , รายงานการเข้าพัก , รายงานสรุปยอดห้องพักคงเหลือ ( Room Planning ) , รายงานสินค้าคงเหลือ ทั้ง สต๊อกกลาง (Central stock) และ สต๊อกมืนิบาร์ (Minibar stock) , มีระะบบรายงานการใช้งานห้องพัก ( Room Occupancy ) , รายงานยอดการจองห้องพักล่วงหน้า ( Forecast Report ) และ รายงานอื่นๆ อีกมากมาย ซึ่งโปรแกรมรองรับการทำงานได้หลายภาษา ทั้ง ภาษาไทย , ภาษาอังกฤษ และ ภาษาอื่นๆ โดยรายละเอียด ของ โปรแกรมโฮสเทล สามารถแบ่งได้ดังนี้

ระบบการตั้งรหัส

ใช้สำหรับการตั้งรหัสพื้นฐาน เพื่อใช้งานในระบบต่างๆของโปรแกรมจะประกอบไปด้วยรหัส ดังต่อไปนี้

บันทึกรหัสประเภทห้องพัก
บันทึกรหัสห้องพัก
บันทึกรหัสสัญชาติ
บันทึกรหัสอาชีพ
บันทึกรหัสกลุ่มลูกค้า
บันทึกรหัสแหล่งที่มา
บันทึกรหัสลูกค้า
บันทึกรหัสกลุ่มผู้จำหน่าย
บันทึกรหัสผู้จำหน่าย
บันทึกรหัสรุ่นของสินค้า
บันทึกรหัสสีของสินค้า
บันทึกรหัสกลุ่มสินค้า
บันทึกรหัสยี่ห้อสินค้า
บันทึกรหัสรายได้
บันทึกรหัสสินค้า
บันทึกรหัสพนักงาน
บันทึกรหัสรอบการทำงานของพนักงาน

ระบบการจัดการห้องพัก

เป็นระบบสำหรับ การจัดการเกี่ยวกับ ห้องพัก ในด้านต่างๆ อาทิเช่น การจัดการ สถานะของห้องพัก ( Room chart ) , การตรวจสอบตารางห้องพัก ( Room planning ) , การแยกห้องพัก หรือ ย้ายห้องพัก การรับจองห้องพัก ( Reservaton ) , การเช็คอิน ( Check in ) , การเช็คเอาท์ ( Check out ) , การคิดราคาห้องพัก , การป้อนจำนวน หรือ รายชื่อแขกที่เข้าพัก ( Guest in house ) , การป้อนข้อมูลการใช้สินค้าในห้องพัก ( Mini bar stock and complementary ) , การยกเลิกการเข้าพัก รวมทั้ง การทำความสะอาดห้องพัก โดยจะประกอบไปด้วย ระบบการบันทึกข้อมูล และ รายงานข้อมูลดังต่อไปนี้

สถานะห้องพัก ( Room chart , Room planning)
บันทึกการจองห้องพัก ( Room reservaton )
บันทึกการ Check in
บันทึกการ Check out
บันทึกการปรับปรุงการขายห้องพัก
บันทึกยกเลิกการเข้าพัก
บันทึกการแยกห้องพัก
บันทึกการขายสินค้าในห้องพัก ( Minibar ) โดยรองรับ สินค้าที่เป็น Complementary
บันทึกการรับเงินประกัน , เงินมัดจำ และ เงินค่าห้องพัก เป็นต้น
บันทึกรายชื่อผู้เข้าพัก ( Guest in house )
การพิมพ์เอกสารต่างๆ เช่น Folio , ใบเสร็จรับเงิน , ใบกำกับภาษี , ใบรับเงินประกัน , รายชื่อผู้เข้าพัก และ คูปอง อาหาร เป็นต้น
รายงานสรุปการจองห้องพัก
รายงานรายละเอียดการการจองห้องพัก
รายงานสรุปการเข้าพักจากการจองห้องพัก
รายงานข้อมูลการจองห้องพัก เชิงวิเคราะห์
รายงานสรุปการเข้าพัก
รายงานรายละเอียดการการเข้าพัก
รายงานข้อมูลการเข้าพัก เชิงวิเคราะห์
รายงานข้อมูลตรวจสอบห้องพัก
รายงานห้องพักคงเหลือ
รายงานการรับเงิน
รายงานสถานะห้องพัก

ระบบอรรถประโยชน์

Connect database ใช้สำหรับติดต่อกับฐานข้อมูล ซึ่ง โปรแกรมถูกออกแบบให้สามารถทำงานได้หลายๆ ฐานข้อมูลโดยไม่จำกัด จำนวนฐานข้อมูลที่ใช้
User Login ใช้สำหรับให้ผู้ใช้ป้อน User name และ Password เพื่อเข้าใช้งานโปรแกรม
บันทึกผู้ใช้งานโปรแกรม โดยสามารถกำหนด ระดับการใช้งานของโปรแกรมได้ 2 ระดับคือ Normal user และ Advance user
การกำหนดสิทธิ์การใช้งานของผู้ใช้ เช่น ไม่ให้ผู้ใช้เพิ่มข้อมูล , แก้ไขข้อมูล , ลบข้อมูล และ พิมพ์ข้อมูล หรือ เรียกใช้เมนู ซึ่งสามารถ กำหนดได้ในแต่ละฟอร์มการทำงาน
การตั้งค่าเริ่มต้นระบบ ใช้สำหรับตั้งค่าเริ่มต้นระบบ อาทิเช่น การตั้งชื่อที่อยู่กิจการ,เลขที่ประจำตัวผู้เสียภาษี หรือ การตั้งค่าต่างๆ ที่จำเป็นในการใช้งานโปรแกรม
Program Log จะใช้สำหรับเก็บ Transaction ต่างๆ เกี่ยวกับการใช้งานโปรแกรมของผู้ใช้ เช่น ผู้ใช้รายใดเข้าใช้งาน หรือ เพิ่มข้อมูล,ลบ,แก้ไข เปลี่ยนแปลง ข้อมูลอะไรบ้าง เป็นต้น
ระบบช่วยเหลือการใช้งานโปรแกรม เป็นคู่มือวิธีการใช้งานโปรแกรม ( Help program ) นอกจากนี้ยังมี VDO สาธิต การใช้งานโปรแกรมอีกด้วย

คุณสมบัติพิเศษของ โปรแกรมโฮสเทล

ไม่จำกัดจำนวนเตียง
สามารถตั้งราคาห้องพักได้ 2 ราคา สามารถใส่รูปห้องพักได้ และ สามารถกำหนดราคาในแต่ละช่วงเวลาได้ เช่น Low season ,Hight season
ตั้งรหัสต่างๆในโปรแกรม ได้ 30 ตัวอักษร
รองรับการออกเอกสารใบกำกับภาษี ตามประกาศของกรมสรรพากร ที่กำหนดให้มีเลขที่ประจำตัวผู้เสียภาษี และ สาขา ของผู้ซื้อ และ ผู้ขาย
สามารถกำหนดประเภท และ ราคา ของห้องพักได้เอง เช่น Superior , Sweet , Suit , Deluxe เป็นต้น
รองรับระบบต้นทุนห้องพัก ทำให้ทราบกำไร/ขาดทุน เบื้องต้นได้ทันทีที่ เช็คเอาท์
สามารถกำหนดรอบการรับเงินของพนักงาน และ รายงานการรับเงินพนักงานในแต่ละรอบการทำงานได้
การตั้งรหัสลูกค้าให้รองรับได้ทั้ง ลูกค้าทั่วไป หรือ เอเยนซี่ และ สามารถ เพิ่มรูปภาพลูกค้าได้
สามรถเพิ่มรูปภาพ สินค้า หรือ ลูกค้า โดยการถ่ายรูปผ่านกล้อง Webcam
ระบบสต๊อกสินค้า รองรับสต๊อกแบบสต๊อกการ์ด ทำให้สามารถรู้ความเคลื่อนไหวของสินค้า และ ย้อนดูข้อมูลได้
สามารถตั้งราคาจำหน่ายสินค้าได้ 2 ราคา (A,B) และ สามารถเพิ่มรูปภาพของสินค้าได้
สามารถรวมค่าสินค้าและบริการเข้ากับค่าห้องพักได้ และ เชื่อมโยงเข้ากับระบบสต็อกโดยอัตโนมัติ
รองรับระบบภาษีได้ 3 แบบ คือ มูลค่าสินค้ารวมภาษี , มูลค่าสินค้าแยกภาษี และ สินค้าไม่คิดภาษี
รองรับระบบการจองห้องพัก ( Room reservation )
รองรับการจอง และ การเข้าพัก ได้ทั้งแบบ Individual และ Group อีกทั้ง รองรับการคำนวณค่าใช้จ่าย เช่น ฟรีห้องพักแต่คิดค่าสินค้าและบริการ เป็นต้น
มีระบบรายงานการตรวจสอบการจองห้องพัก และ สามารถประมาณการห้องพักได้ ( Room focast )
รองรับการจอง และ การเข้าพัก ได้ทั้งแบบ Individual และ Group อีกทั้ง รองรับการคำนวณค่าใช้จ่าย เช่น ฟรีห้องพักแต่คิดค่าสินค้าและบริการ เป็นต้น
สามารถจองห้องพักล่วงหน้าได้ตลอดทั้งปี ( Room schedule )
สามารถตรวจสอบรายชื่อผู้เข้าพักได้ ( Guest in house ) และ พิมพ์ Guest Registration ได้
สามารถตั้ง เวลาการเข้าพักได้ เช่น เข้าพักก่อน 06.00 คิดเป็น 1 Night เป็นต้น
มีระบบการตรวจสอบห้องพักคงเหลือ เพื่อ ป้องกันไม่ให้เกิดการเข้าพักซ้ำกัน
ระบบการเข้าพักสามารถกำหนดค่าห้อง , ค่าอาหาร , ค่าเสริมเตียง โดยสามารถแยกตามวันที่เข้าพักได้
สามารถตรวจสอบจำนวนห้องพักคงเหลือ และ สถิติการใช้งานห้องพักได้ ( Room occupancy ) Today , M-T-D ,Y-T-D
รองรับการแสดงผังการใช้ห้องพัก ( Room planning ) และ สามารถพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ได้
รองรับการทำความสะอาดห้องพัก ( House keeping ) โดยเมื่อลูกค้าเช็คเอาท์ สถานะห้องพักจะแสดงเป็นห้องต้องทำความสะอาดอัตโนมัติ
มีระบบการทำงานของแม่บ้านในการทำความสะอาด หรือ เพิ่มการใช้สินค้าในห้องพัก (Minibar ) แยกจาก โปรแกรมหลัก *
สามารถตรวจสอบสถานะของห้องพักแบบต่างๆคือ ห้องพักว่าง , ห้องพักมีการจอง , ห้องพักมีแขกพักอยู่ , ห้องพักที่ต้อง Check out และ ห้องพักงดใช้งาน
รองรับการย้ายห้องพัก และ แยกห้องพัก โดยข้อมูลต่างๆ เช่น การขาย , ค่าห้อง , รายชื่อแขกที่เข้าพัก ถูกย้ายไปยังห้องพักปลายทาง
รองรับการเก็บเงินล่วงหน้า เช่น เงินมัดจำ , ประกัน , เงินจอง เป็นต้น
รองรับการคิดค่าบริการเพิ่ม ( Service Charge )
รองรับการทำงานตามรอบวัน และ มีระบบ Night auditor
สามารถตรวจสอบรายได้ และ การส่งเงินของแคชเชียร์ (Front) ประจำรอบ และ ประจำวัน ได้
รองรับสถานะการรับเงิน แบบ เงินสด , เงินโอน , เช็ค , บัตรเครดิต และ แบ่งประเภทการชำระได้
สามารถพิมพ์เอกสารต่างๆอาทิเช่น FOLIO , ใบเสร็จรับเงิน ,ใบกำกับภาษี, ใบเสร็จรับเงินชั่วคราว , ใบเสร็จรับเงินค่าประกันห้องพัก และ คูปองอาหาร เป็นต้น
ผู้ใช้สามารถออกแบบอกสาร และ รายงานต่างๆ ในโปรแกรมได้เอง ( Reports design )
รองรับระบบการรายงานเชิงวิเคราะห์ในรูปแบบของกราฟ เช่น กำไรขาดทุนเบื้องต้น , Room occupancy , Room focast ฯลฯ
รองรับระบบการซ่อมบำรุงห้องพัก
มีระบบรักษาความปลอดภัยในการใช้งานโปรแกรม โดยการกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลในแต่ละ User
มีระบบเก็บขั้นตอนการทำงานของพนักงาน ( Program Transaction Log )
สามารถทำงานได้หลายๆ ฐานข้อมูล ใน 1 โปรแกรม และ ไม่จำกัดจำนวนฐานข้อมูล
เชื่อมโยงข้อมูลในแต่ละระบบโดยอัตโนมัติ
ออกแบบให้ทำงานบนระบบปฏิบัติการ Windows 2003,XP,Vista,Win 7,Win 8 บน เทคโนโลยี .NET ทำให้ง่ายต่อการใช้งาน
มี VDO สาธิตการใช้งานทำให้ง่ายต่อการเรียนรู้ในการใช้งานโปรแกรม
สามารถ Export รายงานให้เป็นรูปแบบเอกสาร PDF , Excel , DBF , HTML , Word และ Text File
รองรับการเชื่อมโยงข้อมูลผ่านระบบ Internet *
สามารถทำงานบนระบบ Network (Multi user system ) โดยไม่จำกัดจำนวนผู้ใช้งาน*

* Nanosoft Hostel.NET Network Version

โครงสร้างของ โปรแกรมโฮสเทล

โครงสร้างของ โปรแกรมบริหารงานโฮสเทล จะประกอบไปด้วย ส่วนของระบบต่างๆ ดังต่อไปนี้

1. ระบบการจองห้องพัก ( Reservations system )

ซึ่งระบบนี้จะทำหน้าที่รับจองห้องพัก หรือ สำรองห้องพัก ของ โปรแกรมบริหารงานโฮสเทล โดยสามารถจองได้ทั้งแบบ Individual หรือ จองห้องพักแบบกลุ่ม ( Group ) เมื่อมีการจองสามารถระบุได้ว่าผู้จองทำการจองห้องพักวันไหน , จองกี่คืน , ราคาเท่าไหร่ , ใครเป็นผู้รับจอง และ สามารถตรวจสอบห้องว่างได้ นอกจากนี้การจองยังรองรับการชำระเงินจอง ล่วงหน้าได้ ซึ่งการจองสามารถจองได้พร้อมๆกัน ได้หลายห้อง

2. ระบบการจัดการห้องพัก ( Room management system )

ซึ่งระบบนี้จะทำหน้าที่ัจัดการทำงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับห้องพัก โปรแกรมบริหารงานโฮสเทล จะประกอบไปด้วย การ Check in / Check out ห้องพัก การ Check in นี้ สามารถเชื่อมโยงข้อมูลมาจากการจองห้องพักได้ และ รองรับการ Check in โดยไม่ได้จองห้องพักมาก่อน ( Walk in ) ซึ่งสามารถเข้าพักได้ทั้งแบบ Individual หรือ แบบกลุ่ม ( Group ) เมื่อมีการ Check in สามารถระบุได้ว่าผู้เข้าพักๆ ตั้งแต่วันที่เท่าไหร่ พักกี่คืน , ชำระค่าห้องพัก หรือ เงินประกันเท่าไร , ใครเป็นผู้เปิดห้องพัก และ รับเงินค่าประกันห้องพัก เมื่อทำการ Check in แล้ว ระบบจะทำการ ตั้งค่าในห้องพักนั้น เป็นสถานะ ไม่ว่างหรือ มี ผู้เข้าพัก อีกทั้ง รองรับ ระบบสอบถามรายชื่อผู้เข้าพัก ซึ่ง ในระหว่างพัก หากผู้เข้าพักทำการใช้สินค้าหรืออาหาร ในห้องพัก (Minibar ) ระบบ สามารถ เชื่อมโยงการเพิ่มรายการสินค้าและบริการเข้าไปในห้องพัก เพื่อ คิดค่าสินค้าและบริการได้ ระบบการจัดการห้องพัก ยังรวมไปถึง การยกเลิกการเข้าพัก และ การรับเงิน ซึ่งออกแบบให้สามารถรับเงินในระหว่างพักได้ไม่จำกัดจำนวนครั้งที่รับเงิน และ จะทำการเชื่อมโยงระบบไปยังระบบการเงินโดยอัตโนมัติ และ มีความสามารถในการออกเอกสารต่างๆ ในระบบ อาทิเช่น Folio , ใบเสร็จรับเงิน , ใบกำกับภาษี , ใบเสร็จค่าประกันห้องพัก และ คูปองอาหาร เป็นต้น

3. ระบบการเก็บเงิน ( Cashier system )

ระบบการเก็บเงิน ของ โปรแกรมบริหารงานโฮสเทล จะใช้สำหรับ การตรวจสอบการเก็บเงินของพนักงานเก็บเงิน และ สามารถ สรุปแยกตามพนักงาน , รอบการทำงานของพนักงาน และ รอบวัน (Night Audit ) นอกจากนี้ยังสามารถสรุปแยกตามชนิดการรับเงินได้ เช่น เงินสด , เช็ค , เงินโอน , บัตรเครดิต เป็นต้น โดยระบบจะทำการเชื่อมโยงเข้ากับระบบการจัดการห้องพัก โดยอัตโนมัติ

ทรัพยากรที่โปรแกรมต้องการ

ระบบปฏิบัติการ Windows XP , Vista , Windows 7 และ Windows 8 , Windows 10 สำหรับเครื่องลูก (Client) และ Stand alone version
ระบบปฏิบัติการ Win2003 Server , Win2008 Server หรือ Win2012 Server สำหรับ เครื่องแม่ข่าย (Server) *
โปรแกรมจัดการทางด้านฐานข้อมูล (Database Management) MS Access
โปรแกรมจัดการทางด้านฐานข้อมูล (Database Management) MS SQL Server 2005 , 2008 , 2012 , 2014 , 2019 *
โปรแกรมจัดการทางด้านฐานข้อมูล (Database Management) mySQL 5.0 , 5.5 , 5.6 *
CPU Intel Core i3 หรือสูงกว่า
Memory 2 GB หรือสูงกว่า
Monitor SVGA ความละเอียด 1024x768 ขึ้นไป
พื้นที่ว่างสำหรับเก็บโปรแกรมใน Hard disk 50 MB
.Net Frame work 4.0
ระบบ Network ( Lan : local area network ) *
ระบบ Internet *